生成AIツールの比較表を開いているなら、いったん閉じてください。性能や料金を比べる前に決めるべきは、社内ルールです。
ツールの性能や料金だけで選ぶと、あとから「その情報を入れてよかったのか」「誰が使ってよいのか」「回答をそのまま送ってよいのか」で必ず迷います。先にルールを決めておけば、どのツールでも同じ基準で安全に使えます。
入力してよい情報を、分ける
最初に、AIへ入れてよい情報と入れない情報を分けます。顧客の個人情報、契約情報、未公開の提案、原価や利益率は、会社として扱いを決めておくべき情報です。
- 入れてよい公開情報
- 社内だけで使うが、入力してよい情報
- 匿名化すれば使える情報
- 入力しない情報
会社が管理できる環境を、選ぶ
個人アカウントでばらばらに使うと、利用状況や退職時の管理が難しくなります。できれば、会社がアカウント、権限、履歴を管理できる環境を選びます。社内資料検索や外部連携を使うなら、AIが見に行ける範囲を広げすぎないこと。本来見せてはいけない資料まで回答に混ざらないよう、権限を分けます。
最後は、人が確認する前提にする
生成AIは下書きや整理には役立ちますが、契約、請求、顧客への正式送信、個人情報を含む判断は、人の確認を前提にします。小さく使い、結果を見ながら広げる。そのほうが、社内に定着します。
比較表を開くのは最後でいい
入力してよい情報、利用環境、権限、ログ、人の確認範囲。この5つを決めてから、ようやくツールを比べます。順番が逆だと、便利なツールほど、決めていない部分が事故になります。比較表を開くのは、ルールができてからで十分です。